公司档案的管理制度

公司档案的管理制度

档案工作要注意的事项

1、文件分类

公司档案的文件管理，最忌讳的就是乱七八糟，所有的文件都放在一起，想查看某个文件时，需要从所有的文件中一个一个的翻找。所以公司文件的收放,第一件事就是进行文件分类。

2、文件整理

分好类别的文件，不要一堆堆的散着，日子久了又会成为一堆乱纸。各个公司都会有档案袋，或者文件夹，按照文件的类别，进行逐一装盒收纳。

3、标签标明

把文件逐一装好之后， 记得一定要在各个档案盒或文件夹上标明，注明此文件盒里装的是哪类的文件，包括共有几份，都要做个简单说明。

4、特殊文件

每个公司都会有特殊的一些文件，比如不能随意被人翻看的，或者需要加密的，对于这些文件，一定要做到单独保管，并做好单独的标记，用于提醒自己，或者提醒他人。需要注意的的是，这一类文件，最好多加一把锁。

5、钥匙的保管

一般公司的档案卷柜，都是由专门的人员进行保管的，平日里的钥匙要做到不离身，下班后的钥匙，根据公司规定进行上缴或者自己随身佩戴，记住，上缴之后的责任不在自己身上，而随身佩戴就表明自己一直承担着责任，所以，对于钥匙的保管，一定要谨慎， 不要随意交给他人。

公司档案的管理制度（精选20篇）

在现实社会中，需要使用制度的场合越来越多，制度是一种要求大家共同遵守的规章或准则。一般制度是怎么制定的呢？以下是小编收集整理的公司档案的管理制度（精选20篇），仅供参考，希望能够帮助到大家。

一、目的

为了规范安全生产文件档案的管理，确保文件档案的完整性、合理性、科学性，使其为今后工作开展提供参考资料和文献，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于与公司安全生产有关的文件档案的管理。

三、职责

1、安保部负责制定本制度，并负责综合监督管理。

2、各部门负责本部门文件档案的管理，并负责监督检查和考核；

3、各部门安全员负责本部门文件档案的收集、归档和保管，并适时将安全生产档案上报公司安全职能部门备案。

四、内容

1、文件资料的收集

安全生产文件档案内容如下：

（1）国家有关安全生产法律法规、标准规范及其它要求；

（2）上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等；

（3）公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、住建指示材料等；

（4）安全生产工作计划、总结、报告等；、

（5）各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等；

（6）供应商、承包商、施工单位相关材料等；

（7）安全设施检测、检验报告、记录等；

（8）食品安全、职业卫生评价报告等；

2、立卷归档

（1）文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷，保证的齐全、完整，能反映安全生产主要情况，以便保管和利用；

（2）应根据文件资料的重要性，立案时间分永久、长期和短期三种，进行时间整理、分类归档；

（3）安保部在每年1月份前对上年度的文件资料进行归档，统一保存；

（4）各种文件资料按一定特征进行排列和系统化，应层次分明、编写页码、标定卷内文件资料目录；

（5）不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷；

3、档案保管

（1）档案应入架、科学排列，避免暴露和捆扎堆放；

（2）应采取防潮、防虫措施，防止档案损坏；

4、档案借阅

（1）文件资料档案借阅，必须履行借阅手续，借阅档案要注意保护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还，到期不能归还者，要说明情况，并办理续借手续；

（2）借阅的档案要注意保密，未经许可，不得随意公开、发表或转借他人；

（3）归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记本上注销；

5、档案销毁

对于过期并失去保存价值的文件资料，经单位领导批准，可以定期销毁，必要时做好销毁记录。

一、总则

1、技术文件是本公司的核心秘密，是本公司能够持续发展并在市场上坚持强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有。

2、为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性、完整性，明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的资料，确保技术文件的正确性及实施有效的管理，特制订本制度。

3、适用范围:适用于本厂的技术文件的管理。

二、技术文件的编制

1、技术文件包括:技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。

具体包括:

1)开发计划阶段:方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。

2)开发设计阶段:原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。

3)产品调试阶段:产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。

4)产品维护阶段:设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。

2、技术文件的技术要求和数据等必须贴合国家相关标准和规定要求。

3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。

三、技术文件的提交

1、在产品开发的整个周期中，设计人员必须按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。

2、在产品开发的各个阶段，设计人员都必须按时提交设计文件，并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后，设计人员都必须重新提交文件，以便更新服务器中的文件，保证开发工作的可靠性。

3、设计文件的提交以starteam为准，设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。

4、对于已提交的文件，任何人员不得故意在服务器上进行删除。

四、技术文件的归档

1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准；技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。

2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于归档。

3、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中，纸质文件签署须在纸质文件上手写签署，电子文件签署则在starteam上以备注的方式进行签署，光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。

4、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后，方可进行归档工作。归档文件要求一式两套:一套存放在公司服务器上，供查阅使用；一套刻录成光盘，做封存保管。

5、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签，标签上须注明光盘的大致信息，如名称、编号、签署信息等。

6、归档文件时，须填写《设计项目归档资料清单》，并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验，检验合格后方可给予存档。

五、技术文件的借阅

1、任何员工之间不得私自传阅技术文件，不得非法坚持不具权限的文件。

2、若因工作需要，须借阅技术文件，则需报相关领导批准，并填写《借阅登记表》，然后方可经过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。

3、对于借阅的文件，不得私自打印、传阅，不得泄露借阅文件的秘密。

4、如有特殊情景需要将文件转与他人或携带外出时，须经相关领导批准。

5、文件阅览之后，须在相关人员的监督下彻底删除借阅文件，并补充完整《借阅文件记录表》。

六、职责追究

各部门应严格遵守上述规定，若因不遵守上述规定而遗失或者泄漏公司的技术文件，公司将根据有关保密规定给予罚金处罚和公司内部记过处罚，情节严重者公司将保留追究法律职责的权利。

第一条 管理要点

1、 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

2、 文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

3、 制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范，表达无歧义。

4、 根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。

第二条 制度规范

1、 文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。

2、 公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

3、 公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。

4、 凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。

5、 机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。

6、 各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。

7、 办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。

8、 按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。

9、 根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。

第三条 文件管理流程设计

1、 内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档

2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁

3、 借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁

一、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件，具体由办公室负责。

二、对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定、登记。

三、公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。

四、凡正式文件在经登记后由公司办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，分送领导和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

五、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

局办公室负责我局对外行文和公文的收发处理工作，为使行文和收文处理规范化，特规定如下：

一、行文

(一)凡以我局名义上报或下发的文件(报告、请示、纪要、通知、函件等)，由承办科室拟稿，经科室负责人、分管领导初审后，送办公室核稿，经办公室核稿后送局领导签发。重要文件需由局领导审核，主管区领导签发。联合行文必须同时送有关单位领导会签，方可发出。

(二)经局领导签发的文稿交办公室统一登记、分类编号。由拟稿科室打印、校对、装订，上行文由办公室发送并催办，平行文和下行文由拟稿科室分发。

(三)行文规则参照《国家行政机关公文处理办法》(国发[XX]23号)有关规定执行，行文流程按局办公处理系统流程进行。

二、收文处理

(一)所有发至我局的公文(含传真件公文和附有领导的批示或上级部门转我局处理的公文)，由局办公室统一签收、登记、编号，送局领导阅示或送有关科室办理。

(二)文件按办件、阅件进行分类。办公室负责人根据文件内容和规定的传阅范围，提出办文意见，送局领导批示或交有关科室阅办。需要办理的公文，经请示局领导后办理，办公室根据文件内容、领导批示予以催办。

(三)对急办件，办公室应立即将文件送交局领导批阅。领导不在时，办公室应根据文件内容及时限要求，交相关业务科室或人员办理。事后及时向局领导汇报并做好督办工作。

(四)一般公文通过局内网办理和传阅。保密文件一律由办公室专人传送。

(五)凡外出开会、学习带回的文件及材料原件须交办公室登记存档。

三、保密文件收发管理

(一)遵守公司统计报表管理制度，保密资料统一由本局兼职保密员收发、传递、清退和销毁，并严格把好收发关、传阅关、清退关“三关”。

(二)制发文件时，经办人要根据文件、资料的内容和定密范围，标明密级、保密期限，确定发送范围、数量，送局领导审批后印发。

(三)保密文件、保密资料必须在办公室内进行传阅，未经批准不得擅自扩大传阅范围;不准擅自复印或抄录保密文件，不得将文件带出办公室;确因工作需要携带外出的，需经局领导批准，并要妥善保管。

(四)复印保密文件、保密资料必须严格履行审批登记手续。严禁将保密文件、保密资料拿到社会上营业性场所复印。

(五)借阅保密文件、保密资料须按阅读范围借用，并办理登记、签字手续。用完后，要及时归还。

(六)对保密文件、保密资料要定期清查，一般每季度清查一次。年终进行全面清查、核对，发现欠缺要及时追查，防止丢失。

(七)销毁保密文件、保密资料时，必须登记造册，经主管局领导批准，送区保密局指定的地点处理，严禁将文件出卖给废品收购站。

1、公司各部门对公司以上文件的收发，传递，阅办，保管，存档要有专人，做到“三勤”：勤催办，勤检查，勤回收。各部门、年组取的文件要有专人保管，并按要求定期交回。

2、收发文件有登记。收到上级文件后，由专人拆封，认真核对份数，统一编号，及时登记；向下发文时，明确份数，严格履行发文登记（签字）手续。

3、传阅文件有专夹。做到及时，准确，去向清楚；达到“三不”：批阅不积压，承办不横传，传阅范围不扩大。

4、借阅文件有手续。借阅秘密文件要严格履行领导签批，本人（借阅者）签字手续，阅后及时归还。

5、缴毁文件有清单。对清缴上来的文件，按规定该存档的存档，该上缴的上缴，该销毁的销毁，无论是存档，上交或是销毁，都必须分类列出清单备查。

6、存放文件有专柜。需要继续保存的文件，要设专柜专人分类保管，存放文件的室内要有昼夜值班人员，确保文件管理安全。

7、秘密文件不准与其它公文混存，更不准乱放损坏或丢失。丢失者要追查责任并予以必要的纪律处分。

8、上级召开会议由领导带回的文件，一律交文秘人员登记，保管干部调动工作，事先要把文件交清。

一、总则

1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。

2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。

3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定专人负责文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。

三、归档范围

1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

四、归档要求

1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。

5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

五、档案管理人员职责

1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。

六、档案的利用

1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。

2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。

3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。

4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

6、不准转借，必须专人专用。

7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

1、目的

为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。

2、职责

2.1总经理负责公司所有对外发文审批。

2.2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。

2.3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。

2.4行政人事部负责公司文件格式、文号及资料的审核，用印管理、归档管理工作。

3、文件种类

3.1上行文:请示，报告，计划，总结；

3.2下行文:批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定；

3.3平行文:信函，会议纪要。

4、文件格式

4.1发文统一使用以上文件类别之一。

4.2秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。

4.3收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。

4.4正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚:

4.5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置；

4.6正文统一使用四号或小四宋体字，与主送单位等坚持一致。每段开头空两个字；要合理地划分段落、正确使用标点符号，行间距为1、5倍，以清晰、美观为原则；

5、文号

5.1根据文件类别、发文日期、发文单位及发文顺序对文件进行统一编号；具体文号编制规则见附件。

5.2公司文号由行政人事部统一管理，管理中心文号由物业部统一管理；

5.3发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。

6、用印

6.1用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，对外发文或内部重要文件都应加盖印章。

6.2文件打印校对完之后，由管理印章的人员用印并进行登记；

6.3印章应盖在落款和年月日中间，即"骑年盖月"位置。

7、文件管理

7.1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作:

7.2正规文件应尽量打印，并由拟文人仔细校对审核。

7.3签发。签发人对签发的文件负有完全职责，应本着负责精神，仔细阅读文稿，实事求是地拟写批语。同意签发的，注明"同意发文"字样后按正常手续办理；不一样意的写出具体意见返还拟文人重新撰写；

7.4用印。印章管理人员依据规定加印，并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。

7.5发放。由发文部门填写《文件发放登记表》，并做好发文签收登记工作。需要回复办理的文件，还要填写《文件处理单》，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理。

7.6收文。文件管理人员(一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员)将所收到的文件登记在《收文登记表》内，资料包括:流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理情景、备注等。

7.7传阅。传阅工作一般由行政人事部或管理中心物业部办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。

7.8保存。文件办理完毕后，由最终处理部门人员进行保管。

7.9归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部，由行政人事部进行整理存档工作。

1.技术文件分为“受控”个“非受控”文件两大类。“受控”文件指与质量管理体系运行的有关文件。

2.文件的更改须填写《文件更改申请单》由负责人签字后方可更改并标识，文件更改幅度较大时，予以换版。换版文件下发后，必须将原文件由行政部收回，以保证使用有效版本。

3.文件领用者，因文件丢失或者损坏需要领用新文件时，到行政部填写《文件处理单》，经常务副总审核、批准后方可领用。

4.文件管理者、文件持有者要派专人管理文件，并保持文字清晰，外来借阅者需填写《文件借阅登记表》，经常务总经理批准后方可借阅。

5.作废文件销毁时，由该部门填写《文件处理单》，由总经理审核、批准后统一销毁。需要留用的加盖“作废留用章”后方可保留。

6.质量记录的格式和内容由使用部门设计，行政管理部门审查批准，统一编号控制。质量记录表需要更改时，仍由原审批部门审批。

7.质量记录填写：要求个部门质量记录填写人员在填写时要及时、完整、自己清楚、数据准确、使用中性笔或者圆珠笔笔填写。质量记录原则上不准更改，如有失误或者计算错误时，在改动处划改并签名。

8.质量记录的借阅：外来人员借阅质量记录经常务副总批准后办理借阅手续借阅，公司人员经行政部部长批准后，办理借阅手续。

9.质量记录的管理和保存：质量记录由本部门制定专人负责保管，注意防潮、防腐、防盗、防火、防蛀、保存期按《质量记录清单》的要求实施。

10.各类质量记录由各部门指定专人手机、整理分类并装订，行政部负责归档并规定期限保存。

11.质量记录销毁：对于超过保存期的质量记录，由行政部和使用部门负责签字，包常务副总审核批准后，进行销毁并填写《质量记录销毁清单》，需要保留的记录加盖“作废保留”章后由行政部统一保存。

12.行政部对质量记录的填写和使用情况进行检查。并留有记录，填写《监督检查记录》，发现问题及时进行纠正。

1目的

为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。

2适用范围

适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案。

3定义

3.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。

3.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持有效版本的文件。

3.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。

3.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等)。

4职责

4.1公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。

4.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。

4.3文件编制、审批、发布的权责

4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。

4.3.2管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件。

4.3.3人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件立、改、废的审核(核稿)、发布、汇总。

5文件分级分类

5.1文件分级

5.1.1一级文件：公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。包括但不限于公司员工手册、经营管理规范等。

5.1.2二级文件：规范各专业职能管理、服务规范管理等方面的文件。

5.1.3三级文件：各职能管理、服务规范等具体实施的作业指导流程及相关技术文件、操作规定、规范、项目管理文件、公文等，包括具体的作业方法和标准。

5.1.4四级文件：表格、表单类文件，凡记录作业结果所用的表格等。

为使公司安全生产文件管理制度化、规范化、科学化，使得每次安全生产检查能够有确切可以查阅的资料和记录，充分发挥各项安全记录文件在安全生产中的重要作用，根据国家相关规定，结合公司实际情况，特制定本制度。

安全文件管理目标及内容：

1、 安全管理各项台账要有专门的存放地点，并由专门人员进行管理。

2、 要对文件的内容、份数、标题等逐一核对，如发现不符应及时向上级报告。

3、 应及时送交领导，不要挤压。

4、 应及时登记编号、分类整理并存档，做好详细记录。

5、 保存时，要保持文件的完整性。

6、 需上报的文件必须经过负责人及法人的审核、签字批准后方可上报，文件上必须详细写明文件标题、主送单位、经办人等。

7、 存档人员应及时分类整理、存档，并统计编号、编制目录等，以方便查阅。

8、 存档时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

9、 传阅文件应严格遵守传阅范围和详细规定，不得将有密级文件带回家里阅读或随身携带到公共场所。

10、 借阅时要明确责任人借阅时间和归还时间。借阅人必须做好保密工作，不得翻印和复印，不能转借他人。

11、 对于不具备存档和存查价值的文件应填写《文件销毁清单》，经安全科长批准后，可以销毁。

为了更好地规范各类文件的`起草、收发、报送、保管等环节，特制定本制度。

一、上级来文和外单位来文。办公室人员对上级来文和外单位来文首先要在收文登记簿上详细登记，来文单位、日期、份数、密级、字号等要登录清楚，其次填写好文件阅办卡并粘贴于原文上面，并送总经理批示，总经理批示后送有关人员传阅，总经理有批办意见的，办公室应提醒有关人员批示阅办结果，并将阅办结果送总经理阅。所有传阅人阅毕交办公室应及时将文件收回，分类别分单位存入档案袋。

二、本单位各类文件包括简报的起草均有办公室人员负责起草，部门专业文件由各部门专业人员保起草，凡以文件或纪要简报名义上报或下发的文件均由办公室填写发文卡，由签发人即总经理签发后，并详细填写发文登记簿方可复印并存档，没有总经理签发的文件不能发出和存档。

三、上报和发往其他单位的文件应填写文件送达登记簿，由接收文件人签字后方可，否则，不能擅自将文件交予他人，而不办理签收手续。

四、报告、请示、汇报、制度、规定等均应以文件形式印发，宣传活动类一般应以简报形式印发，每周例会的纪要内容均以纪要形式印发。落实公司会议精神的情况汇报应以文件形式上报。

五、凡打印的错文件应及时销毁，以免机密外泄。

六、借阅文件超过八小时的应办理借阅手续，否则不以外借。借阅文件者只限本单位人员，重要文件的借阅均由总经理批准。

（一）总则

一、本管理制度旨在确保公司文件收发的完整、及时、准确，促进公司内部及公司和上级部门的信息沟通，提高各部门组织管理工作的效率。

二、本制度涉及的文件是指以公司名义发布的各类公文包括请示、报告、决定、通知、意见及规定等等，上级主管部门下达的各类公文，以及各部门上报的各类文件资料。

三、文件收发要做到仔细、认真、及时、完整。

（二）收文制度：

1、接收文件应在文件登记表上的作好登记，填写应仔细、如实、及时，并由办公室人员签字确认。登记表须保持清洁、保存完整以备归档之用。

2、联络员在校团委领取的文件应根据校团委的指示及文件内容的缓急，及时将文件送达公司领导或有关部门轮阅，并做好文件传阅记录以备查。

3、传阅文件应保持文件完整无缺，并在相应的时间内归还办公室。

4、分团委各部门每月月初和月末应按时上交当月的工作计划及总结。如要举办活动，应上交相应的计划和总结，未在规定时间内上交将按考核制度上的有关规定扣分。

5、各部门上交的计划和总结包含打印稿和电子稿，打印稿应存放在各部门文件夹中，电子稿应存放在办公室电脑各部门的文件夹下。

6、上交上来的打印搞应及时、认真、如实的做好各项登记，查看是否有图片并做好备注，上交电子稿时办公室接收人应确保其能打开并含有相关内容，做好相应的登记。

7、分团委所属各部门可根据需要在办公室查阅文件，但不得善自改动文件内容，查阅时应经过办公室有关人员的批准。

（三）发文制度：

1、公司各类文件指在公司内部统一意见、发布通知、决定和沟通信息；向上级部门请示、报告重要事项等。

2、欲发放文件应先起草文件草稿，起草完毕后交有关人员审定，审定合格后方可发放。

3、根据文件内容填制统一格式的文件签发单，并将文件按公司统一规定编号在发文登记表上分门别类地做好文件的具体信息的登记，公司任何发送文件都得做好登记，该登记表作为归档资料应妥善保存，不得遗失。

4、文件发送之前应加盖公司相应的公章。

5、对每一号文件办公室都须将文件原稿及文件发放记录按照文件编号顺序完整保存并存放在办公室文件夹下。

1、技术负责人负责收集汽车维修的法律、法规和国家标准、行业标准以及相关技术标准，具备所承修车型相关维修技术标准和工艺文件，确保文件完整并及时更新，以上资料交由资料管理员保管。

2、资料管理员对所有资料进行分类编号，定期对资料进行盘点并做好记录，发现问题及时向领导汇报。

3、借用资料时，资料管理员应认真、完整地填写资料借用登记表。

4、借用人对资料必须爱护，保证资料的完好、整洁。对于使用中出现的损坏现象，应主动向管理员说明，并酌情赔偿。

5、如资料遗失，将追究借用人责任，限期购回此书或及时复印此书，资料管理员对借用人进行遗失登记，当再次出现遗失情况，限制其使用权，并上报领导。

6、为保证资料内容清晰完整，翻阅资料时双手一定要洁净，凡出现资料破损，粘上油腻、不清洁将追究借用人责任，限制其使用权。

1、对公司机动车进行二级维护、总成修理、整车维修的，资料管理人员须及时建立维修档案。

2、维修档案内容主要包括：维修合同、维修项目、具体维修人员及质量检验人员、检验单、竣工出厂合格证（存根）及结算清单等。

3、公司档案存放要有序，查找方便，并应做好六防工作，即防盗、放火、防潮、防鼠、防尘、防晒，保持档案存放处清洁卫生。

4、不准损毁、涂改、伪造、出卖档案，档案资料如有损坏应及时修补。

5、各班组负责人要对本部门使用的档案资料的完整性、有效性负责，在现场不得存有或使用失效的文件、资料。

6、根据档案的内容、性质和时间等待征，对档案进行分类整理、存放、归档，电子档案要及时备份。

7、公司各班组每年对档案进行一次核对清理，并将所保存的档案整理后交办公室统一归档。已经到保管期限的文件资料，由办公室按规定处理。

8、档案的借阅必须办理规定手续，借阅者对档案的完整、清洁负责，未经许可不得擅自转借、复印。

9、机动车维修档案保存期两年。

1、公司各类档案文件旨在公司内部统一意见，发布通知、决定和沟通信息，向上级部门请示、报告重要事项等。

2、欲发文有关处室应先起草文件草稿，起草完毕后交公司办公室。

3、办公室负责人应认真细致地做好文件草稿的核稿工作，再根据文件内容填制统一格式的文件签发单，并将文件按公司统一规定编号、登记，之后提交校长签发。

4、办公室应建立公司发文登记簿，详细地、分门别类地登记文件的具体信息（如文件名、文件编号、发文日期及主送、抄送、抄报单位等）。公司任何发文都必须登记在册，该登记簿作为归档资料应妥善保存不得遗失，并于下一年度初移交公司档案室归档。

5、文件签发或会签完毕交付打印室打印，文件稿的首页需用统一的格式（公司红头文件纸）。

6、文件打印完毕后加盖公司公章。对于公司内部发文，可以采用内部电子邮件系统，将文件分别发送至公司领导和各处室，并作好相关的发送记录，作为档案保存。

7、对每一号文件办公室须将文件原稿、文件签发单、两份文件原件及文件发送记录，按照文件编号顺序完整保存并定期整理（一学年）。

8、公司办公室及公司打印室工作人员有对公司有关文件保密的义务和职责。

第一条为加强档案信息管理，充分发挥档案信息的作用，有效保存和应用档案信息，制定本制度。

第二条本制度所称档案信息是指工程建设活动中形成的各种技术的、商务的、综合的具有保存价值的文件、批件、标书、纪要、图纸、照片图片、测绘数据、视频、签证、信函、通知、报表等，包括纸质资料、电子版资料和多媒体资料等。

第三条公司规划建设管理部负责工程类档案信息的收集、整理、报送、存档、应用及管理工作。

第四条调度员、测绘员、施工管理员、监理工程师、招标单位、设计单位、施工单位和公司运行管理部门是档案信息资料的来源，负责相关资料的绘制、记录、编辑、修改、整理、装订、审核与报送工作。

第五条各种档案信息资料应按要求分类编码保存，要注意防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持适当的通风。具体要求参照公司综合档案管理办法。

第六条工程竣工图纸及相关资料应在归档的同时向生产运行相关部门及时提供。

第七条旧管网改造时，由规划建设管理部进行现场测绘，及时绘制改造后的图纸并向相关部门提供。涉及调度地理信息系统数据更新的，应同步更新。

第八条档案资料的借阅执行综合档案相关条款。

第九条档案信息需要同时向综合管理部归档的，应按要求归档。

第十条保存三年以上的工程类档案资料应移交综合管理部档案室统一保存，需要留存备用的可留复印件。

一、办理程序

(一)机要文件由机要人员签收、启封、核对、登记后，送办公室主任提出拟办意见报主要领导或主持工作的领导签批，文件应于当日处理，电报、急件随到随处理。

(二)按公司领导签批的范围进行传阅。

(三)需办理的，按局领导指示及时传阅有关科室办理。

(四)归档，交上级部门。

二、传阅

(一)传阅文件要严格履行登记手续，按照文件阅读范围进行传阅。

(二)机要人员要随时掌握文件行踪和传阅进度，避免中途积压、漏传、横传。

(三)对局领导阅后所作的批示，要及时通知有关科室办理，并做好机要文件管理，防止文件丢失。

三、保密

(一)公司人员要忠于职守，认真负责，严守保密规定，做到不该说的不说。

(二)对于机要文件，要单独存放，严加保管。

(三)借阅机密、秘密级文件，需经办公室主任批准；绝密级文件一般不外借，确需借阅，需经分管领导批准。

(四)各级领导要严格执行领导保密规定，不得将涉密文件留在办公室过夜或带回宿舍阅读。

(五)涉密文件，不得复制或摘抄。

四、归档

(一)传阅和办理完毕的文件，应及时清理收回，分类整理，坚持整洁、清洁。

(二)凡参加会议带回或其他途径签收到的涉密文件，应及时送交机要室登记归档。

(三)干部出差、调动工作或离退休时必须将自我使用或传阅的机要文件全部退回机要室。

(四)机要人员按上级要求及时将机要文件收回。

一、总经办设专人负责文件的管理工作，对收到的公文做到及时拆封、分类、编号登记和传阅。一般文件收到后应在当日内或次日中午前送批，紧急文件或会议通知收到后立即拆封送阅。

二、一般通知、便函等可由总经办直接送至有关部门办理；其余文件均应交公司领导批示后，再由总经办专人按批示范围进行送阅，严禁个人、部门之间自行横传。部门阅办后的公文（包括按文件要求报出的详细资料、附件等）应及时主动地退给总经办，以做好文件归档工作。

三、凡本公司外发的文件，应严格按照上级有关公文处理的办法及公文格式进行草拟、批发、打印、盖章、报出；要求做到一文一事，按级上报，用词及格式规范，严禁多头主送，并由总经办统一进行登记编号。

四、部门或个人借阅文件，应办理借阅手续，总经办定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年终大清退一次，清退的文件按文书档案管理有关规定分类整理，装订成册，归档。

五、严格遵守保密制度，对有密级的文件应严加管理，办理完毕后应立即退回，并核点份数，随时存档。绝密文件，仅限于直接有关人员经领导批准后在文件保管处阅读。

六、如文件丢失或违反保密制度，发生泄密的，除及时报告组织人事部外，还须向有关领导报告，情况严重的应提交领导给予责任人必要的处理。