如何进行企业档案管理

如何进行企业档案管理

会博通综合档案管理系统：档案信息化管理解决方案：

规范化档案管理

符合国家标准，可对档案全宗、类型、属性实现自定义配置，全面实现各类型档案集中管理的理想。

集成实体与数字化档案统一管理，涵盖十大类档案以及干部人事档案管理。

协同化档案管理：提供档案从录入、扫描、上传、移交到归档的全面流程化，谁形成谁归档原则，大大减轻档案管理人员负担。

高效化档案管理：支持档案的批量录入、导入以及批量上传、挂接，自动生成封面背脊、备考表、目录等档案表格。

安全化档案管理：借还登记、操作日志全面记录用户的使用行为，加注阅读屏幕水印，完美避免恶意扩散、盗用，减少丢失风险。

移动化档案管理：不限时间、地域查看、借阅、利用档案资料，方便快捷。

会博通档案的全生命周期管理

会博通提供涵盖档案的收集、扫描录入、整理、归档入库、利用、统计、编研、鉴定等全生命周期的自动化管理。

企业档案工作规范

1范围

本标准规定了企业开展档案工作的体制和制度的要求，提出了档案工作业务、档案管理信息化、档案工作设施设备配置等方面的规范。

本标准适用于企业和企业化管理的事业单位。

2 引用标准

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

ISO 15489 《信息与文献、文件管理》

GB／T 17678．1—1999 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》

GB/T 11822—2000 《科学技术档案案卷构成的一般要求》

GB/T 11821—2002 《照片档案管理规范》

GB/T 18894—2002 《电子文件归档与管理规范》

DA/T 12—94 《全宗卷规范》

DA/T 13—94 《档号编制规则》

DA/T 15—95 《磁性载体档案管理与保护规范》

DA/T 18—1999 《档案著录规则》

DA/T 1 —2000 《档案工作基本术语》

DA/T 22—2000 《归档文件整理规则》

DA/T 28—2002 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》

DA/T 31—2005 《纸质档案数字化技术规范》

DA/T 32—2005 《公务电子邮件归档与管理规则》

JGJ 25—2000 《档案馆建筑设计规范》

3 术语与定义

下列术语和定义适用于本标准。

3.1

企业档案 business archives

企业在生产、经营、管理等各项活动中形成的对国家、社会和企业有保存和利用价值的各种形式的历史记录。

3.2

企业档案工作 business archives work

企业在履行档案管理职责过程中的活动。

3.3

三纳入 three incorporation

将档案工作纳入企业领导工作议事日程；纳入企业规章制度及工作流程；纳入企业有关人员的经济责任制或岗位责任制。

3.4

四参加 four participations

企业档案部门或档案人员参加产品鉴定；科研课题审定；基建项目验收；设备开箱验收或引进项目接收，负责检查归档的文件材料齐全、完整、准确、系统。

3.5

四同步 four synchronizations

企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步；检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步；验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步；项目总结与项目文件材料完成归档同步。

3.6

档案信息化 archival informationisation

运用现代信息技术为主对档案信息资源进行处置、管理和提供利用。

4 档案工作原则

4.1 企业档案是企业资产的重要组成部分，企业档案工作是企业生产、经营和管理的基础工作。企业档案工作应以统一管理为原则，坚持资源整合和资源开发。

4.2 企业应在各项工作和活动中建立健全文件材料归档和档案管理工作，为企业生产、经营、管理和持续发展提供有效服务，满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需要。

4.3 企业档案管理的方法与技术应适应企业生产、经营和管理发展的需要，并以档案管理信息化为发展方向。

5 档案工作体制

5.1 组织系统

企业应建立分管档案工作领导、各部门和项目负责人的档案工作领导体系和以档案部门为核心、各专职和兼职档案人员为基础的档案管理工作网络。

5.1.1 档案工作领导

确定分管档案工作的企业领导；确定各部门、各项目主管档案工作的负责人；确定档案部门的负责人。

5.1.2 档案部门

根据企业规模和档案工作实际需要设置档案部门。档案部门统一管理企业各类档案，行使对企业档案工作的监督、指导、检查职能。

大型企业应设立具有独立职能的档案机构。

5.1.3 档案人员

根据工作需要在档案部门配备专职档案人员，在各部门、各项目管理部门配备专职或兼职档案人员。

5.2 工作职责

企业应对档案工作职责进行划分，明确企业、档案部门、档案工作领导、档案人员和文件形成者责任。

5.2.1 企业职责

5.2.1.1建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划。

5.2.1.2 将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门领导及有关人员进行考核。

5.2.1.3维护和确保档案真实、安全，预防突发事变及灾害的发生，并随技术进步为档案工作持续发展提供技术和设施、设备保障。

5.2.1.4在企业资产与产权变动时，同时提出所涉及档案的处置要求。

5.2.1.5按规定向相应单位移交档案。

5.2.2 档案部门职责

5.2.2.1 贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案整理、保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度。

5.2.2.2 统筹规划和负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。

5.2.2.3 指导本企业各部门、项目及专项工作文件材料的形成、积累、整理及归档工作。

5.2.2.4 监督、指导、检查本企业所属机构（含境外机构）的档案工作。

5.3 岗位职责

5.3.1 分管档案工作的企业领导，统一领导本企业的档案工作，负责审查批准档案工作规划、计划，对企业依法开展档案工作负总责。

5.3.2 各部门或项目档案工作的负责人，负责审核本部门或项目档案工作计划，对本部门或项目归档文件材料的齐全、完整、准确负责。

5.3.3 文件形成者应对归档文件材料的准确性、有效性负责，并按规定向本部门或项目专兼职档案人员移交。

5.3.4 各部门、项目及专项工作的专兼职档案人员负责收集、整理本部门或项目归档的文件材料，并按要求做好文件材料的移交工作，对文件材料的归档质量负责。

5.3.5 档案部门的档案人员，负责档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、提供利用工作，监督、指导各部门和项目文件材料的归档工作，对所属单位档案工作进行监督、指导与检查，对档案管理工作质量负责。

5.4 人员要求

企业应配备遵纪守法、忠于职守、具有档案专业及相关专业知识的人员从事档案工作。档案人员应保持相对稳定，符合专业技术或管理人员要求。

5.4.1 档案人员的配备应与企业生产、经营、管理和发展需要相适应。

5.4.2 档案人员应具备大专以上或同等学识水平。

5.4.3档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历或同等学识水平。

5.4.4档案人员应定期进行在职培训。

6 档案工作制度

6.1 档案工作制度体系

企业档案工作制度体系由工作规章、管理制度、业务标准规范组成。

6.1.1 工作规章

企业应将文件材料收集、归档及档案管理要求纳入到企业相关的管理制度中，同时将企业档案工作规定、档案工作责任追究制度、档案管理应急预案等作为企业管理制度的重要组成部分。

6.1.1.1企业在制定产品开发、科研管理、设备管理、基建工程管理等制度中应提出相应的文件材料收集、归档及档案管理要求。

6.1.1.2档案工作规定是企业档案工作的基本要求。其主要内容应包括：档案工作原则及管理体制，文件材料的形成、积累与归档要求，档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用要求，资产与产权变动档案的处置原则，解释权限等，规定中应明确体现“三纳入”、“四参加”、“四同步”的要求。

6.1. 1.3 档案工作责任追究制度应对相关岗位和人员违反文件材料收集、归档及档案管理要求，发生档案泄密、造成档案损毁等行为提出责任追究和处罚措施。既可单独制定，也可纳入到相关的管理制度中。

6.1. 1.4 档案管理应急预案，对可能发生的突发事件和自然灾害制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序和转移地点。

6.1.2 管理制度

根据档案工作各环节需要，制定相关制度。其中文件材料归档、鉴定销毁、保密、利用、移交、电子文件管理、科技档案补充更新等制度等需要其它部门配合档案部门贯彻实施；档案保管、统计，档案管理系统操作，库房管理等制度主要是档案部门和档案人员贯彻实施。

6.1.2.1 文件材料归档制度主要包括归档范围、归档时间、归档要求以及控制归档质量的措施。

6.1.2.2 鉴定销毁制度应明确鉴定工作的组织及职责、鉴定方法、鉴定时间和销毁要求。

6.1.2.3 保密制度应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者承担保密的责任。

6.1.2.4 利用制度应明确档案提供利用的方式、方法，规定查（借）阅档案的权限和审批手续，提出接待查（借）档案的要求。

6.1.2.5 移交制度应规定档案移交范围、移交对象、移交内容、移交程序及手续。

6.1.2.6 电子文件管理制度应对本企业计算机应用系统中形成的电子文件、数据库提出归档、管理和利用要求。

6.1.2.7 科技档案补充更新制度应明确科技档案补充更新原则，补充更新程序和方式、违规处罚原则。

近年来，随着经济社会快速发展，企业内外环境发展急剧变化，企业档案管理呈现出一些新的发展趋势。

一、法规遵从

法规遵从（Regulatory Compliance）是指企业在业务活动中，要遵守各项法律法规和规章制度，而且能证明自身确实遵守了相关要求。档案记录了企业各项业务活动的依据、过程和结果，是企业守法、合规、诚信经营的可追溯性证明。实现法规遵从要求企业依法、有效地管理档案，保证信息的真实性、完整性、可用性和安全性，为企业活动提供合法性证明。

对法规遵从的强调，始于美国的《萨班斯法案》。2001年，包括安然能源、冠群电脑、世界通讯、施乐公司等在内的多家美国大公司，相继爆出伪造文件、销毁档案、进行财务欺诈的丑闻。为了重拾投资者信心，加强对企业的监管，2002年，美国国会通过《上市公司财务改革和投资者保护法案》（又称《萨班斯法案》，Sarbanes-Oxley Act），对在美上市公司的文件存档作出了严格规定，强调通过审计档案来审计企业行为，以实现对企业的监管。《萨班斯法案》规定，如果公司故意销毁、伪造文件、档案，将被处以罚款或最高20年的监禁。此后不久，美国证券交易委员会（SEC）对摩根斯坦利、美林、城市银行和德意志银行等券商处以巨额罚款，原因即是这些公司的电子邮件保存不全。2004年，巴塞尔银行监管委员会通过针对金融业的“新巴塞尔资本协定”（New Basel Capital Accord），对企业信息备存与电子举证机制的建立进行了规范。2008年，我国财政部、证监会、审计署、**和保监会联合颁布《企业内部控制基本规范》，对企业信息的真实完整、文件的存储和保管提出了要求。

上述法规有三个基本要求：一是数据存储（Storage）。要求企业的数据必须真实、完整地保存起来，直至法规和政策所规定的期限结束；数据保存期间，必须从技术上保证其不被修改和删除。二是安全利用（Access）。企业应充分保护数据中的隐私和情报成分，同时数据应该在安全存储的前提下被安全利用。三是审计（Account）。要求企业保留数据主体，同时对数据的访问过程进行封存，满足法规和政策的审计要求。法规遵从对企业档案管理提出了新的严格要求，也督促公司管理层更加重视档案管理。

二、资产化

资产是指对过去的交易或事项形成的、由企业拥有或控制的、预期会给企业带来经济利益的资源。档案的信息、知识属性决定了其经济价值，尤其是在知识经济时代，档案作为企业无形资产的地位更加凸现。国际标准《信息与文献—文件管理》(ISO15489)指出：“文件是有价值的信息资源和重要的企业资产。”国际标准《信息与文献—文件管理系统—基础和术语》(ISO30300)进一步明确：“文件作为一种信息资源，是组织智力资本的一部分，因此也属于组织的资产。”我国档案行业标准《企业档案工作规范》(DA/T42)也强调：“企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。”

在实践中，1992年上海海洋地质调查局在参与组建上海石油天然气公司时，以其东湖油气田勘探阶段所获得的档案估价1.2亿元作为注册资本认缴。2000年,欧盟估计，欧盟各国政府以电子文件为主体的信息资源蕴涵了4700亿欧元的价值。2000年英国发布了《信息资产登记》和《评估信息资产：政府组织机构电子文件的鉴定》，用于英国联邦政府机构对包括档案在内的信息进行资产登记和评估。2008年全国**代表、富润控股集团有限公司董事局**赵林中提出：要像“离任财务审计”一样，对党政机关、企事业单位法定代表人进行“离任档案审计”，并纳入《档案法》。将档案视为资产，进行登记、评估和审计，将成为企业档案管理的重要趋势之一。

三、企业文化

一流企业做文化，二流企业做技术，三流企业做产品。我国企业要做大做强，做成百年基业的卓越公司，必须努力培育良好的企业文化。而企业文化的培育离不开良好的档案管理。档案是企业历史的沉淀物，是公司文化的固化物。世界许多知名企业，如美国电话电报公司、福特汽车、IBM、西门子、巴斯夫、拜耳等，都十分重视档案管理，重视对企业历史的研究。这些公司的档案馆还收藏了大量具有文物价值的产品、纪念品等，兼具公司博物馆和工业文化遗产陈列馆的功能。我国许多企业档案部门也越来越重视挖掘企业历史与文化，弘扬公司的优秀传统、增加公司的历史积淀、提高公司的文化气质，促进公司竞争力提升和可持续发展。

四、标准化

标准化是人们在生产建设活动中，广泛地将科学研究成果和生产实践经验进行总结，形成共同准则，并加以普遍推行的活动。标准化内含着统一、简化、协调和最优化的基本原理。推行标准化是大规模社会化生产的基本要求。多年来，我国企业档案界一直强调推行标准化，但实际工作中，主要遵循的是国家标准和行业标准，而较少关注国际标准。随着经济全球化、经营跨国化，采用国际标准成为现代企业的基本趋势和必然要求。而且，许多国际标准反映了某一领域内的先进理念和最佳实践，卓越企业应该以权威的国际标准为指引。

档案管理领域的国际标准主要由ISO/TC46/SC11（国际标准化组织档案/文件管理分技术委员会）负责制订。目前，ISO/TC46/SC11制定的以下标准值得企业档案部门关注：《信息与文献—文件管理系统—基础和术语》（ISO30300）、《信息与文献—文件管理系统—需求》（ISO30301）、《信息与文献—文件管理》（ISO15489）、《信息与文献—文件管理过程—文件元数据管理》（ISO23081）、《信息与文献—用于文件的工作过程分析》（ISO26122）、《信息与文献—文件数字化实施指南》(ISO13028)、《信息与文献—数字文件的转换和迁移流程》(ISO13008)和《信息与文献—电子环境下文件管理原则与功能需求》(ISO16175)等。

五、组织记忆

“记忆”原为生物学、心理学概念，是指个人在日常生活过程中有意识或无意识地对其经验、事物等的保存和再现。记忆是一个人生存和成长的基础。后来，社会学家提出了“集体记忆”“社会记忆”的概念。集体记忆是所属群体共同的精神财富、文化纽带。上世纪末，“记忆”被引入档案学领域。1996年加拿大档案学家特里·库克在第十三届国际档案大会上指出，全世界档案人员仍然在建造记忆宫殿。2000年第十四届国际档案大会上，西班牙国王胡安·卡洛斯指出：“档案馆是保存人类记忆的各种表现形式，保存社会记忆、个人记忆的最权威场所。”2004年第十五届国际档案大会主题即为“档案、记忆和知识”。ISO15489提出，文件给组织带来的收益之一即是“维护组织记忆、个人记忆或社会记忆”；ISO30300也强调，实施文件管理系统的目标之一是“维护企业或集体记忆并承担社会责任”。

管理学界也提出了“组织记忆”的概念。组织记忆是指将过去的知识应用于现在的活动，并以此来提高组织的业务水平，其本质上就是企业的经验性知识、历史性知识。组织记忆与组织智能、学**型组织、人工智能、知识管理系统、组织和个人发展等概念密切相关，甚至等同于知识管理。王兆祥等指出：“企业记忆系统是指企业内部通过识记、保持、回忆等方式，积累和保持知识的系统。它主要由以下要素组成的：企业内全部成员的大脑，文件、合同、档案资料、图书、电脑存储器等各种形式的信息存储介质等。”可见，档案是组织记忆的重要组成部分，传承组织记忆应该成为企业档案管理的重要目标。从组织记忆的角度审视档案，为企业档案管理提供了新的思路。

六、知识管理

在当今知识经济时代，知识是唯一有价值的资源，知识管理是企业管理的基本范式。知识管理有两种基本模式：一是编码化模式（Codification Mode），强调借助信息技术构建知识库，通过“人—文档—人”途径，实现对显性知识的管理与开发；二是人性化模式（Personalization Mode），强调投资于人力资源，培养知识交流氛围，通过“人—人”途径，实现对隐性知识的共享与利用。档案是企业显性知识的“沉积容器”和隐性知识显性化的“编码工具”。编码化知识管理本质上是一种知识化的、高级的档案管理。早在1994年，特里·库克就提出，档案工作者应该从实体保管者向知识提供者过渡。2002年，张斌提出：“企业档案是企业重要的知识资源，企业档案管理是企业知识管理的重要内容。”2007年，徐拥军进一步提出“档案知识管理模式”（“以知识管理为导向的档案管理”和“以档案管理为基础的知识管理”），认为档案管理应该向知识管理方向创新、拓展，知识管理可以从档案管理切入、起步。

早几年，由于忽视档案管理，知识无法固化，许多公司的知识管理失败了。近年来，越来越多的知识管理经理认识到，知识管理要落地，离不开档案管理。另一方面，许多企业档案部门也更加积极地参与知识管理，有的甚至成为公司知识管理的主导者或牵头单位。当前，企业档案管理在完成从实体管理到信息管理的发展后，正经历着从信息管理到知识管理、从知识管理向知识服务的过渡。

七、集成管理

集成是指将一些孤立的事物或元素通过某种方式集中在一起，产生联系，从而构成一个有机整体的过程。集成管理是为实现系统目标而进行的纵向与横向的整合与优化。企业档案管理领域的集成包括以下几个层面：一是资源集成，包括文件与档案的集成（一体化）、图书情报和文档的集成（一体化）、结构化数据和非结构化数据的集成。未来企业将不再严格区别文件与档案、图书情报与档案、结构化数据与非结构化数据，而是将它们都视为信息资源（信息内容）予以统一管理。二是系统集成，即档案管理系统与业务系统的集成。先期主要构建业务系统与档案管理系统的接口，实现业务系统的数据自动归档于档案管理系统；最终将实现档案管理系统与业务系统的无缝衔接。部分企业也可以不建设单独的档案管理系统，而是将档案管理功能嵌入业务系统中。三是流程集成，即将文件/档案管理嵌入业务流程中，以文件/档案信息流支撑业务流。四是标准集成，即将文件/档案管理纳入ISO9000质量管理体系、ISO14000环境管理体系、OHSAS18000职业健康安全管理体系、ISO27000信息安全管理体系。

八、风险管理

随着科学技术飞速发展和全球化快速推进，人类社会已经步入一个充满不确定性的“风险社会”。无论是自然灾害，如2008年汶川大地震、2011年日本地震海啸，还是人为灾难，如2001年“9.11”事件、2003年伊拉克战争，都严重损毁了大量珍贵的档案，带来无法挽回的损失。“9.11”事件之后，世贸大楼许多公司因为业务数据全部被毁，没能再恢复运营，而摩根斯坦利公司因为在新泽西州建有备份系统，第三天就恢复了营业。可见，加强档案风险管理十分必要。

2001年，ISO15489就强调对文件风险进行评估、分析与应对。2004年，国际文件管理与行政工作者协会（ARMA）出版了《文件与信息的风险管理》，为各国文件管理人员提供风险管理方法论指导；欧洲数字保护中心（DCC）和欧洲数字保护（DPE）课题组研制了《基于风险评估的数字仓储审计方法》。2009年，我国DA/T42要求：“制定档案管理应急预案。对可能发生的突发事件和自然灾害，企业应制订档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等。对档案信息化管理的软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复，应制订应急预案。”构建档案风险管理体系、制订档案管理应急预案，已经成为现代企业档案工作的重要一环。

九、境外档案监管

近年来，随着经济全球化日益加速、对外开放程度不断加深，我国国有企业纷纷“走出去”，在境外投资设厂、开展业务，从而产生了大量境外档案。由于诸多原因，许多国有企业境外档案监督不力、管理混乱，导致大量国有资产流失，国家核心经济秘密频繁外泄，企业经营风险急剧增加。为此，2005年，国家档案局印发了《关于加强驻外机构和境外企业档案工作的意见》，要求“母体公司要逐步建立和完善驻外机构和境外企业档案工作管理体制”。2009年，国资委和国家档案局印发了《关于进一步加强**企业档案工作的意见》，其中强调要“加强境外企业和机构的档案管理”。

由于国有企业境外档案的特殊性、境外档案工作所处环境的特殊性，尤其是境内外档案法律、制度、语言、文化、传统等方面的差异性，给国有企业境外档案监管带来了特殊挑战，提出了特殊要求。为此，国有企业境外档案监管应遵循两项基本原则——“双重遵从”（同时遵从中国和所在国家或地区的档案法律法规）、“双向包容”（相互包容中国和所在国家或地区的档案文化传统）；把握三个关键控制点——境外文件归档范围与保管期限表的确定，覆盖全球的档案管理系统的构建，境外档案向境内移交方法的选择。

十、云计算和大数据

云计算（Cloud Computing）和大数据（Big Data）是当前信息化发展的两大重要趋势，对各行各业都将产生深远影响。和企业其他活动一样，档案管理必须适应云计算和大数据的特点与要求，进行思想理念、业务模式与管理方式的变革。一是档案概念的泛化。即树立“大档案观”，将一切具有保存价值的信息记录视为档案，而不论其所处过程、载体、类型、格式、保存期限如何。这意味着，凡记录皆档案，文件产生“一瞬间”即是档案。二是档案云平台的建设。即基于“云架构”，打造覆盖企业各个部门、系统和业务的统一、高效档案资源管理与服务平台。三是档案存储与知识挖掘。大数据的核心应用之一是预测，而预测依赖于历史数据的积累和挖掘。这就对档案的海量存储和知识挖掘提出了更高的要求。企业档案工作的重心将从“数字化”转变为“数据化”。四是档案安全问题更加严峻与复杂。

公司档案管理：

1.主要是企业重要数据档案的集中存储，给到不同部门或者用户对应文件夹的访问权限，用户可以进行上传下载，预览编辑使用公司的文件；

2.当公司资料多了之后，查找起来就需要用到全文检索；

3.文件变动频繁，就需要用到文件历史版本管理；

4.用户操作频繁，管理者希望看到用户的操作记录，就需要有日志审计；

5.规划化的企业档案管理，会涉及各个部门领导的审批，就需要有流程审批需求。

如果需要满足这些需求内容，就要有个专门的档案管理系统才可以，我们公司用的是优米云盘档案管理软件。

我想，就象人身上的血管，所有血液都出自心脏，然后是主动脉，主静脉，再到各大血管，再到各部位毛细血管。按照这个思路，先把档案归集，再分类，再细分。最后就象我们身上的血管，手上的就是手上的，脚上的就是脚上的，而绝对不会出错。能做到这，你就是一个优秀的档案管理人员。